MAXCRM Blog Posting

CRM mit Outlook - das passt gut zusammen!

MAXCRM R2 hat eine breite Funbktionspalette und mit dabei sind da einige echte "Schmankler" - wie man das in Österreich nennen würde.Zu einen dieser besonderen Funktionsbereiche möchte ich heute mal einen kleinen Ü*berblick verschaffen. Unsere Outlook Exchange Anbindung.

Wichtig weil ...

Verbreitung

Im profesionellenbusiness Umfeld gibt es wenige Firmen die NICHT auf Microsoft Office Produkte setzen. Word & Excel sind (egal in welcher Version) defakto Standard und auch Outlook ist allgegenwärtig. Terminplanung, Emails und Kontakte verwalten, wir kennen und nützen das fast alle. In größeren Umgebungen kommt dann auch noch Microsoft Echange zum Einsatz, dessen Vorteile ich in unserem Kontxt auf die Teamfähígkeit bei den Kontakten und Emails fokkussieren möchte.

Limitierungen

Speziell bei den Kontakten beginnt es ein wenig problematisch zu werden. Mehrere Kontakte zu einer Firma, wenig Unterstützung bei der Datenqualität (Anredevalidierung, Dublettenprüfung, Postaldaten, usw.). Interne Informationsweitergabe per Email - das ist dann meistens der Hauptgrund für den Einsatz einer richtigen CRM Software.

MAXCRM und Outlook im Verbund

Im Verbund mit Outlook

Outlook/Exchange ist in den Unternehmen tief verankert und es ist daher naheliegend einen starken Verbund zu schaffen. Aus den Stärken der beiden Systeme einen homogenen Verbund zu schaffen - das ist letztendlich die tragende Idee und eine zentrales Konzept bei MAXCRN.

Die Funktionen

Welche Funktionen gibt es, von welchen Synergien kann man profitieren.

Email Schriftverkehr

Heute wohl der gängigste Schriftverkehr, der mit MAXCRN weitgehend automatisiert werden kann. MAXCRM ermöglicht Email Vorlagen (Templates) für Outlook die mit einem Klick ausgewält und mit den Daten des aktuellen Datensatzes befüllt werden.

Diese Funktion spart enorm viel Zeit und vermeidet dabei auch Fehler die bei einer manuellen Bearbeitung einfach unvermeidbar sind.

Email Ablage

In vielen Firmen ist es üblich den Posteigang in verzweigte Unterordner abzulegen. Manuell oder über Mailregeln ist das ein erheblicher Mehraufwand der zudem auch sehr fehleranfällig ist.

Dieser Aufwand entfällt mit MAXCRM R2 völlig da der Posteingang und Ausgang (das eigene Postfach oder ein zentraler Exchange Ordner) laufend geprüft wird und Emails automatisch mit dem Adressdatensatz in MAXCRM verknüpft wird. Die Mails bleiben unangetastet in Outlook/Exchange können aber direkt aus MAXCRM per Doppelklick geöffnet werden.

Wichtig ist dabei auch der Informationsgewinn, da die Mails auch bei den Adressen chronologisch gemeinsam mit allen anderen Aktivitäten gelistet werden - im Erbebnis, ein vollständiger "Kundenakt"

Kontakte und Termine synchronisieren

MAXCRM bietet auch eine 1klick Synchronisation für Kontakte und Termine. Ein neuer Vertriebskontakt wird in MAXCRM erfasst (am besten mit unserer Superfunktion: "Adrese aus Zwischenablage") und hat in dem Moment eine sehr hohe Wichtigkeit. Dieser Kontakt sollte daher auch im Outlook und am Handy des Anwenders stehen. 1Klick, und fertig. Die Daten werden bei Änderungen auch in beide Richtungen synchronisiert. Erkaltet der Kontakt bleibt er natürlich im CRM erhalten, aber bei den top aktuellen Outlook Kontakten hat er nichs mehr verloren. Auch das wieder nur 1Klick.

Genau gleich ist es mit den Terminen, die natürlich auch bei Änderungen in beide Richtugen abgeglichen werden.

Exchange Stellvertretungen

Neben den Standardfunktionen gibt es für Exchange noch eine weitere sehr advanced Funktion. Die automatische Erkennung und Unterstützung von Exchange Stellvertretungen. Eine Konfiguration ist dabei nicht erforderlich, es werden automatisch die Exchange Settings übernommen.

Nur eine der Spezialfuktionen für Exchange.

Mehr erfahren

Als kleinen Einblick in die Funktionen gibt es 2 kurze Videos wo man die Funktionen in der Praxis sehen kann.

Altenativ gibt es natürlich die Option der Testversion oder wir vereinbaren einen Termin für eine Online Präsentation. 0043 7247 50315 0

Oulook/Exchange in Verbindung mit einer CRM Software wie MAXCRM R2 - ein starkes Team.

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