Automatisierter Schriftverkehr

Schnell ein Brief, ein kleines Fax oder der ausgefüllte Vertrag – in allen Fällen müssen die Kontaktdaten des Empfängers eingetragen werden, und in den meisten Fällen wird das Dokument auch abgespeichert.

Genau diese Arbeiten reduziert MAXCRM auf wenige Klicks. Das Dokument wird automatisch mit den aktuellen Kontaktdaten ausgefüllt und, wenn es abgelegt werden soll, automatisch gespeichert und beim Kundendatensatz hinterlegt.

Durch die strukturierte Dokumentenablage werden Dokumente für alle abrufbar und vor allem einheitlich abgelegt. Die Frage "Wohin soll ich das speichern?" stellt sich damit nicht mehr. Und konsequenterweise auch nicht die Umkehrfrage "Wo ist das gespeichert?". Vorbei sind die Zeiten, in denen wichtige Dokumente verloren und unauffindbar auf dem Desktop oder in "Eigene Dateien" abgelegt waren.

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Eigene Vorlagen

Im Grunde sind es nur einfache Textmarken (bzw. benannte Zellen bei Excel/Calc), die man in die eigenen Vorlagen einfügt. Im Verzeichnis 'Vorlagen' finden Sie dokumentierte Beispieldateien, und im Verzeichnis 'Weitere' gibt es ein Dokument mit den Namen spezieller und häufig genutzter Textmarken.

Hinweis: Am einfachsten ist es, wenn man aus einer Beispieldatei das Textfeld mit der Adresse und dem Betreff in die eigene Dokumentenvorlage kopiert.

OpenOffice (Writer/Calc)

Neben den MS Office-Programmen Word und Excel unterstützt MAXCRM gleichberechtigt auch die OpenOffice-Programme Writer und Calc. Wie Sie die Programme kombinieren, spielt keine Rolle – entweder nur OpenOffice, nur MS Office, gemischt oder beide. Die Einstellung kann jederzeit in {Optionen | Basis Einstellungen} geändert werden. Zum Aktualisieren rufen Sie das Copyright auf oder starten das Programm neu.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten finden Sie auch in der Dokumentation.

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung des Schriftverkehrs bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Dokumente werden in Sekundenschnelle erstellt und abgelegt.
• Fehlervermeidung: Durch die automatische Übernahme von Kontaktdaten werden Tippfehler vermieden.
• Strukturierte Ablage: Alle Dokumente werden einheitlich und nachvollziehbar gespeichert.
• Flexibilität: Nutzen Sie die Integration mit Microsoft Office oder OpenOffice – ganz nach Ihren Vorlieben.

Mit MAXCRM wird der Schriftverkehr nicht nur effizienter, sondern auch professioneller. Probieren Sie es aus und erleben Sie den Unterschied!