Wichtig, weil ...
Verbreitung von Outlook und Exchange
Im professionellen Business-Umfeld setzen nahezu alle Unternehmen auf Microsoft Office Produkte. Word und Excel sind Standard, und auch Outlook ist weit verbreitet – sei es für Terminplanung, E-Mails oder Kontaktverwaltung. In größeren Unternehmen kommt zudem Microsoft Exchange zum Einsatz, dessen Vorteile insbesondere in der Teamarbeit bei Kontakten und E-Mails liegen.
Outlook und seine Grenzen
Bei der Verwaltung von Kontakten können jedoch Probleme auftreten, insbesondere wenn mehrere Kontakte zu einer Firma gehören. Auch die Unterstützung bei der Datenqualität, etwa bei der Anredevalidierung oder Dublettenprüfung, lässt oft zu wünschen übrig. Genau hier setzt eine richtige CRM-Software an und löst diese Herausforderungen effizient.
MAXCRM und Outlook im Verbund – das perfekte Team für Ihre Geschäftsprozesse.
MAXCRM im Verbund mit Outlook
Outlook und Exchange sind in den meisten Unternehmen tief verankert, weshalb es sinnvoll ist, diese Systeme miteinander zu verbinden. Die Idee von MAXCRM ist es, die Stärken beider Systeme zu nutzen und so einen nahtlosen, homogenen Verbund zu schaffen. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.
Die Funktionen
Welche Funktionen bietet MAXCRM, und wie profitieren Sie von den Synergien zwischen CRM und Outlook?
E-Mail-Schriftverkehr automatisieren
E-Mail ist heutzutage der gängigste Kommunikationskanal. MAXCRM ermöglicht die Automatisierung des Schriftverkehrs über Outlook, indem Vorlagen (Templates) erstellt werden, die mit einem Klick ausgewählt und mit den aktuellen Daten befüllt werden. Diese Funktion spart Zeit und minimiert Fehler, die bei manueller Bearbeitung auftreten können. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihre Kunden.
E-Mail-Ablage optimieren
In vielen Unternehmen wird der Posteingang in Unterordner abgelegt, was manuell oder per Mailregeln sehr aufwendig und fehleranfällig ist. Mit MAXCRM R2 entfällt dieser Aufwand, da der Posteingang automatisch überprüft wird und E-Mails mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft werden. E-Mails bleiben unangetastet in Outlook/Exchange, können aber direkt aus MAXCRM heraus geöffnet werden.
Ein weiterer Vorteil ist die bessere Informationsverfügbarkeit, da die E-Mails gemeinsam mit allen anderen Aktivitäten des Adressdatensatzes chronologisch angezeigt werden – so entsteht ein vollständiger "Kundenakt".
Kontakte und Termine synchronisieren
MAXCRM bietet eine 1-Klick-Synchronisation für Kontakte und Termine. Ein neuer Vertriebskontakt wird in MAXCRM erfasst und sofort auch in Outlook sowie auf dem mobilen Gerät des Anwenders synchronisiert. Änderungen werden in beide Richtungen übernommen. Wenn ein Kontakt inaktiv wird, bleibt er im CRM, wird jedoch nicht mehr in den aktuellen Outlook-Kontakten angezeigt. Ebenso funktioniert die Termin-Synchronisation.
Exchange-Stellvertretungen
Für Exchange-Nutzer bietet MAXCRM eine fortschrittliche Funktion: die automatische Erkennung und Unterstützung von Exchange-Stellvertretungen. Die Konfiguration erfolgt automatisch, ohne dass zusätzliche Einstellungen notwendig sind. Dies ist besonders nützlich für Teams, die auf eine reibungslose Zusammenarbeit angewiesen sind.
Warum MAXCRM und Outlook/Exchange?
Die Integration von MAXCRM mit Outlook und Exchange bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
- Datenkonsistenz: Kontakte und Termine sind immer auf dem neuesten Stand, egal ob in MAXCRM oder Outlook.
- Effizienzsteigerung: Durch die nahtlose Integration werden Arbeitsabläufe optimiert und Fehlerquellen minimiert.
- Flexibilität: MAXCRM passt sich Ihren Anforderungen an, egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Team sind.
Mehr erfahren
Schauen Sie sich zwei kurze Videos an, um einen praktischen Einblick in die Funktionen zu bekommen:
Oder vereinbaren Sie einfach einen Termin für eine Online-Präsentation. Kontaktieren Sie uns unter 0043 7247 50315-0.
Outlook/Exchange in Verbindung mit MAXCRM R2 – ein starkes Team für Ihr Unternehmen.